Сокращение штата работников: подробная инструкция и шаблоны документов

Существует различие между сокращением численности и сокращением штата. В первом случае происходит уменьшение количества штатных единиц на конкретной должности.
В случае сокращения штата полностью убирается либо вся должность, либо целое подразделение.

При сокращении штата не предусматривается возможность принять нового сотрудника на замещение ушедшего по сокращению, поскольку его должность удаляется из штатного расписания.

Существуют защищенные категории работников, которых нельзя уволить. В соответствии со статьей 261 ТК РФ при осуществлении мер по сокращению численности или штата из этого перечня исключаются:

1. Беременные женщины.
2. Матери детей до трех лет.
3. Одинокие матери или другие лица, воспитывающие ребенка-инвалида до 18 лет или ребенка до 14 лет.
4. Единственные кормильцы ребенка-инвалида до 18 лет.
5. Родители или опекуны ребенка до трех лет в семье, где есть трое и больше малолетних детей, а второй родитель (опекун) не занят на работе.

Кроме того, увольнение невозможно для тех, у кого сохраняется рабочее место на время временного отсутствия. К таким работникам относятся те, кто находится на военных сборах, в длительных командировках или на больничном. Процедура сокращения в их отношении начинается после их возвращения на рабочее место.

Исходя из положений статьи 179 ТК РФ преимущество сохранения рабочего места предоставляется сотрудникам, обладающим семейными обязательствами и принадлежащим социально уязвимым категориям, а именно:

1. Работникам, обеспечивающим средства к существованию двух и более иждивенцев.
2. Лицам, в семье которых отсутствует другой работающий член семьи.
3. Сотрудникам, получившим трудовое увечье или профессиональное заболевание в период трудовой деятельности у данного работодателя.
4. Инвалидам, участвовавшим в боевых действиях.
5. Работникам, повышающим свою квалификацию без прекращения трудовой деятельности по направлению от работодателя.
6. Родителям детей до 18 лет, если второй родитель является мобилизованным, контрактником в Вооруженных Силах или добровольцем.

Решение о необходимости уменьшения численности персонала принимается компанией самостоятельно, в соответствии с ч. 1 ст. 22 ТК РФ и п. 10 постановления Пленума Верховного Суда РФ № 2.
Для избежания возможных вопросов в суде о причинах увольнения сотрудников, важно грамотно обосновать принятое решение.
Наиболее часто встречающиеся причины для сокращения штата включают в себя:

1. Низкий уровень рентабельности.
2. Финансовый кризис.
3. Ликвидация отдельных структурных подразделений компании.
4. Изменение технологических условий труда в организации, например, внедрение автоматизации определенных процессов с целью сокращения затрат на человеческие ресурсы.

В соответствии с законом предусмотрены дополнительные выплаты для работников, подпадающих под сокращение.

Если сотрудник не нашел другую работу

Если работник в течение второго месяца после увольнения не находит новую работу, ему может быть предоставлен дополнительный среднемесячный заработок со стороны работодателя.
В определенных случаях, по решению центра занятости, такая выплата может быть предоставлена бывшему сотруднику и за третий месяц безработицы после сокращения.
Компенсация за третий месяц выплачивается, если работник зарегистрировался в центре занятости в течение 14 рабочих дней после сокращения.
Для получения выплаты работник должен подать заявление работодателю в течение 15 календарных дней после завершения предыдущего месяца, в котором он не смог найти работу.
Работодатель обязан перечислить сумму работнику в течение 15 календарных дней после подачи заявления.

Досрочное увольнение

В случае досрочного увольнения, если стороны трудового договора согласны, организация может сократить сотрудника не через два месяца, а раньше.
Например, если сотрудник уже нашел другую работу и согласен уволиться, работодателю не придется начислять компенсацию за неиспользованный отпуск за два месяца.
В таком случае сотруднику предоставляется дополнительная выплата, размер которой рассчитывается как средний заработок за оставшиеся дни до увольнения.
Например, если сотрудника увольняют 15 июня 2023 года вместо 30 июня, ему выплачивается средний заработок за 12 рабочих дней до сокращения.
Если до дня увольнения остается много времени, а работа для сотрудника отсутствует, работодателю более выгодно объявить простой по внутренним причинам. В таком случае ему придется выплатить не полную зарплату, а 2/3 среднего заработка за время простоя.

Шаг 1. Приказ о сокращении

Форма приказа не имеет утвержденного стандарта и остается на усмотрение работодателя. В этом документе необходимо указать должности и количество штатных единиц, подлежащих сокращению.

Компания должна выдать приказ не менее чем за два месяца до предполагаемого сокращения.

Также в приказе можно утвердить членов комиссии, ответственных за сокращение, например, бухгалтера, заместителя директора и кадрового специалиста, которые будут заниматься документацией и увольнениями.

Шаг 2. Определение лиц, которых нельзя сокращать

Необходимо создать два перечня: с работниками, которые останутся в штате, и с теми, кого вы уведомите о предстоящем сокращении.

Шаг 3. Выбор сотрудников

Обсуждение каждого кандидата на увольнение коллегиально. Комиссия должна утвердить списки:

• работников, которых нельзя сокращать;
• сотрудников с преимущественным правом оставления на работе;
• кандидатов на увольнение;
• вакансий, которые будут предложены сокращаемым работникам.

Эти списки утверждаются протоколами комиссии. На данном этапе также определяется, будет ли увольнение массовым, что влияет на сроки уведомления центра занятости и профсоюза.

Шаг 4. Уведомление о сокращении штата сотрудникам

Уведомление работников о сокращении необходимо провести не менее чем за два месяца до предполагаемой даты увольнения (согласно ч. 2 ст. 180 ТК).

Для некоторых категорий сотрудников установлены индивидуальные сроки уведомления. Сезонных работников следует уведомить не менее чем за 7 календарных дней (ч. 2 ст. 296 ТК), а тех, у кого трудовой договор заключен на срок до двух месяцев, — за не менее чем за 3 календарных дня (ч. 2 ст. 292 ТК).

Шаг 5. Уведомление о сокращении штата профсоюзу и службу занятости

Уведомление о сокращении штата также направляется в службу занятости и профсоюз. Письменное уведомление органов занятости и первичной профсоюзной организации должно быть отправлено не позднее чем за 2 месяца (для индивидуальных предпринимателей — не позднее чем за 2 недели), а при массовом увольнении в связи с сокращением штата — не позднее чем за 3 месяца до даты увольнения конкретного работника.

Критерии массового увольнения устанавливаются в отраслевых и (или) территориальных коллективных соглашениях.

Шаг 6. Предложение перейти на другую вакансию

Увольняемый сотрудник должен быть ознакомлен со списком свободных рабочих мест, и его подпись должна быть зафиксирована на данном списке.

В случае согласия работника на перевод, необходимо выдать приказ о переводе и прекратить процедуру сокращения в отношении данного сотрудника.

По истечении двух месяцев после уведомления о сокращении должны остаться незанятыми только те вакансии, от которых отказались увольняемые или которые не подходят им по квалификационным требованиям.

Шаг 7. Оформить увольнение сотрудников

Порядок увольнения по сокращению штата или численности аналогичен обычному. Приказ об увольнении оформляется на унифицированной форме № Т-8 для одного сотрудника или форме № Т-8а для нескольких сотрудников.

Предприятие вправе использовать любую форму приказа, при условии ее утверждения локальным нормативным актом.

На основании приказа вносятся соответствующие записи в трудовые книжки, которые выдаются сотрудникам в последний рабочий день вместе с положенными им выплатами и компенсациями.

Шаг 8. Расчет с сотрудниками

Выполните окончательный финансовый расчет с сотрудником, включая не только заработную плату за последний месяц и компенсацию за неиспользованный оплачиваемый отпуск, но и следующие выплаты:

• Выходное пособие, размер которого, как правило, определяется как средний заработок за месяц.
• Средний заработок за период поиска новой работы, но не превышающий двух месяцев (в случаях, требующих исключительного рассмотрения, за три месяца).
• Выходное пособие должно быть выплачено всем увольняемым сотрудникам, включая тех, кто согласился досрочно расторгнуть трудовые договоры.

Дополнительная компенсация для этой категории сотрудников рассчитывается пропорционально времени, оставшемуся с момента фактического увольнения до установленной даты увольнения в уведомлении, предоставленном работодателем.

Увольнение сотрудника при сокращении штата необходимо поручить специалисту по кадровому делу. В институте ЕВИДПО есть более 30 курсов повышения квалификации и переподготовки по делопроизводству.

Одним из основных оснований для расторжения трудового договора со стороны работодателя является сокращение штата сотрудников.
Это решение обычно принимается, когда компания уменьшает объем выполняемой работы или переходит на новый вид деятельности, что влечет отсутствие необходимости в определенных рабочих местах. Сокращение штата направлено на оптимизацию расходов компании.